6 NGUYÊN TẮC CHO TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ.

Thông thường khi startup, CEO & Founder rất dễ dàng để vạch ra văn hoá, giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh.., cho doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, khi được hỏi LÀM GÌ ĐỂ GIỮ CHO TỔ CHỨC ĐI ĐÚNG QUỸ ĐẠO thì hầu như phần đa các doanh ngiệp hiện tại đều không rõ hoặc rất lờ mờ.

Cũng đúng thôi.
- Thứ nhất, rất ít sách vở hoặc trường lớp nào dạy cụ thể về những thứ này, hoặc nếu có thì cũng xoay quanh 2 chữ kết nối bằng du lịch/team building.
- Thứ 2, chúng ta, phần đa không hiểu hõ tầm quan trọng cũng như định nghĩa sai hoàn toàn về các hoạt động "giữ giá trị", thứ mà ta còn hay gọi là HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ.
- Thứ 3, quá khó để giáo khoa, bởi lẽ tính cá nhân hoá cho từng doanh nghiệp là vô cùng lớn.

Nhưng nó khó chứ không có nghĩa là KHÔNG THỂ, để xử lý được và đưa tổ chức về 1 chỉnh thể thống nhất, đúng quỹ đạo, đúng giá trị. Nó đòi hỏi người làm công tác nhân sự ngoài chuyên môn, kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm, lại phải có 1 kỹ đặc đặc biệt là "khả năng hệ thống & linh hoạt" rất mạnh.

Dưới đây là 6 bước của truyền thông nội bộ để đạt được 3 mục tiêu Xây dựng - Phát triển và Gìn giữ bộ cốt lõi của công ty :

1. Đào tạo :

Diễn ra thường xuyên, gãi đúng chỗ cần của cả tập thể. Đào tạo mang tính giáo dục và định hướng rất cao, nên để các công tác training diễn ra hiểu quả, lại đòi hỏi đáp ứng 2 điều kiện :

- Là làm sao kiếm cho ra người đào tạo không chỉ là kiến thức và còn phải biết truyền lửa, tạo động lực học hỏi, phát triển cho cả tập thể?

- Giáo trình, kiến thức được cá nhân hoá cho doanh nghiệp đó, mục đích cuối cùng là sự THỰC TẾ, dễ áp dụng và để thay đổi tiến bộ hơn.

2. Xây dựng :

Quy trình, quy định, bộ máy vận hành không chỉ tinh gọn, mà còn phải phù hợp để phát triển điểm mạnh, mà không phải hy sinh thời gian và công sức của từng nhân viên. Chẳng hạn, trong bộ phận kinh doanh, từ bước tiếp nhận khách hàng cho đến giai đoạn ký hợp đồng có tới 10 bước. Vậy câu hỏi đặt ra là "Làm sao để tối ưu hoá quy trình này lại, giúp cho sale không phải ra ngoài đi xa gặp khách quá nhiều mà vẫn đạt được hiệu quả cuối". 

Điều này cũng vô tình phù hợp với quan điểm lao động Gen Z bây giờ là làm mọi thứ nhanh gọn, không giông dài, quy trình phức tạp. Mà còn tiết kiệm chi phí khi ra ngoài nhiều lần, chưa kể tới việc nắng mưa ảnh hưởng tâm lý rất nhiều. Quy trình gọn, cũng đồng thời giúp người bạn trẻ tuy nhanh nhạy nhưng lại yếu về hệ thống phát huy được đúng điểm mạnh và có thời gian khắc phục được điểm yếu vốn có. 

3. Tuyển dụng :

Đúng tiêu chí đầu vào, đầu ra từ năng lực cho đến quan điểm làm việc. Mà để làm được việc này, phải có 1 bộ tiêu chí rõ ràng (như ví dụ bên dưới), sau đó thiết kế các câu hỏi/bài testing trong quá trình tuyển dụng phù hợp với từng tiêu chí trên như CÔNG VIỆC - KỸ NĂNG - KIẾN THỨC - CHUYÊN MÔN - TRẢI NGHIỆM - KINH NGHIỆM - TỐ CHẤT - KPIs.

4. Đánh giá :

Bằng phương pháp & công cụ phải hợp lý, công tâm, công bằng và hữu ích cho công việc. Người thực thi thường là đầu các bộ phận và sau đó báo cáo lại cho Hr, phải được đào tạo về các phương pháp đánh giá phải trực quan lấy dữ liệu từ việc quan sát tỷ mỉ thông qua cách làm việc cho đến kết quả của nhân viên. Các công cụ thì ngược lại, nó đánh giá được tức thì kỹ năng vận hành của người sử dụng trong công việc, tới đâu và hỗ trợ như thế nào?

Chẳng hạn, khi sử dụng phần mềm giao việc như Trello, Base, trong 5 nhân viên thì có 1 bạn rất ít khi truy cập tham gia sử dụng, trao đổi công việc cùng các phòng ban. Nếu có thì rất hời hợt và sử dụng các chức năng không hề hiệu quả. Chứng tỏ nhân viên đó vẫn còn lúng túng trong việc chuyển đổi số, kỹ năng thích nghi và tìm hiểu còn yếu.

5. Trao quyền :

Sẵn sàng tin tưởng, giao việc, không xâm phạm vùng chuyên môn và công việc của bất cứ ai. Nhưng trao cho ai để đúng người, lại đòi hỏi sự thấu thị trong công tác quản trị. Có những người làm việc vô cùng tốt ở vị trí nhân viên, nhưng khi được đề bạt lên cấp quản lý lại sa sút 1 cách cùng cực, thế nên hãy nhớ MÈO LÀ MÈO, MUÔN ĐỜI CŨNG KHÔNG THỂ THÀNH HỔ.

6. Phát triển :

Không chỉ là lộ trình thăng tiến, mà mỗi cá nhân, sau khi được trao quyền, phải có mentor để phát triển cả về tư duy, góc nhìn, kinh nghiệm. Hãy nghĩ đến trường hợp này, cùng 1 độ tuổi như nhau, cùng 1 vị trí, nhưng 2 cách xử lý công việc mang đến 2 kết quả cũng hoàn toàn chênh lệch nhau. Đó là năng xuất, khi nói đến đây hãy hiểu rằng bạn có thể phong tước cho bất cứ ai, nhưng liệu họ có đủ nội lực để đảm nhận nó hay không? Quan điểm, tư duy đã tiến bộ để đạt được thành tựu trong năng lực hay chưa? Nên đừng nghĩ rằng PHÁT TRIỂN CHỈ LÀ Ở VỊ TRÍ, mà nó chính là THAY ĐỔI TỪ BÊN TRONG.

Trên đây cũng là 6 bước mà Brandsketer đã và đang áp dụng rất nhiều năm nay, cũng cố cho rất nhiều doanh nghiệp có vấn đề về nội bộ. Tuy nhiên, cũng cần phải nhớ, chuyện tiếp nhận 1 kiến thức nào đó luôn dễ hơn việc vận hành thực tế. Có biết bao nhiêu thách thức khi ta thay đổi 1 thứ gì đó, hãy xác định nó và ngồi lại cùng nhau tìm ra giải pháp.

- Lê Hoàng -