Tất Tần Tật OneDrive dành cho người mới

Hiện nay khái niệm lưu trữ đám mây chắc hẳn không còn xa lạ với mọi người nữa, khi mà việc này là vô cùng cần thiết, nhất là đối với những người hay làm việc nhóm hoặc các tổ chức, công ty và doanh nghiệp. Và một trong những lựa chọn nền tảng lưu trữ đám mây tốt nhất hiện nay là OneDrive, một nền tảng được phát triển bởi gã khổng lồ Microsoft.

1.OneDrive là gì?

OneDrive là một dịch vụ cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu trực tuyến trên nền tảng đám mây với mức độ bảo mật cực cao, được phát triển bởi tập đoàn Microsoft.

OneDrive cho phép người dùng đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thiết bị như máy vi tính, Laptop, Smartphone… và có thể truy cập ở bất kỳ nơi đâu, chỉ cần thiết bị của bạn có kết nối Internet.

2.Cách đăng ký OneDrive.

Cách đăng ký Onedrive hết sức đơn giản, bạn chỉ cần truy cập vào đường Link : https://onedrive.live.com và làm theo hướng dẫn như các bước bên dưới nhé :
Bước 1 : Nhấn chọn Tạo tài khoản

Bước 2 : Nhập địa chỉ Email

Bước 3 : Nhập mật khẩu của bạn

Bước 4 : Hãy điền họ và tên của bạn.

Bước 5 : Nhập mã xác minh gửi về Email của bạn.

Đến đây, giao diện của OneDrive sẽ được hiển thị, bạn đã có thể sử dụng các tiện ích do Microsoft cung cấp trong Onedrive với dung lượng lưu trữ miễn phí 5GB, bạn cũng có thể mở rộng dung lượng lưu trữ của mình bằng cách nâng cấp tài khoản lên các gói OneDrive cao cấp hơn.

Vậy là chỉ với 5 bước cơ bản nêu trên là bạn có thể tạo tài khoản OneDrive một cách đơn giản và nhanh chóng rồi phải không nào.

3. Tổng quan giao diện của OneDrive

Giao diện của OneDrive nhìn chung khá dễ sử dụng và thân thiện với người dùng, như bạn thấy ở hình trên, OneDrive gồm 4 phần chính:

a. Các ứng dụng trong hệ sinh thái của Microsoft : Word, Excel, Powerpoint, Outlook…

b. Thanh tìm kiếm giúp cho việc tìm kiếm các thư mục và tệp tin một cách nhanh chóng và tiện lợi hơn.

c. Mục cài đặt và trợ giúp với các tùy chọn về nâng cấp tài khoản, trợ giúp trong quá trình sử dụng OneDrive.

d.Thanh điều hướng gồm có My files (tập tin của bạn), Recent (mở gần đây), Photos (thư mục hình ảnh), Shared (dữ liệu mà bạn đã chia sẻ), Recycle bin (thùng rác, nơi các tập tin, thư mục đã bị xóa).

4. Cách Upload và Download tệp tin trên OneDrive

a. Cách upload

Việc Upload tệp tin lên OneDrive có thể nói là khá đơn giản và hầu như ai cũng làm được.

Tại giao diện chính, Click chọn “tải lên”, sau đó chọn “Tệp” hoặc “thư mục”.

Tiếp theo, hãy chọn thư mục hoặc tệp tin bạn muốn tải lên, sau đó nhấn “open”.

Và dưới đây là kết quả sau khi mình thử Upload 1 tệp PowerPoint lên OneDrive, quá là đơn giản luôn mọi người nhỉ.

b. Cách download tập tin, thư mục 

Để download tập tin hoặc thư mục trên OneDrive, các bạn click chuột phải vào thư mục, tập tin cần tải xuống, sau đó chọn “download”.

Đây là hình ảnh sau khi thực hiện thao tác tải tệp xuống thành công.

5. Tạo thư mục, tập tin trên OneDrive.

Có 2 cách để tạo 1 tập tin trên OneDrive, bạn có thể upload tập tin từ máy tính/ laptop lên hoặc tạo trực tiếp tập tin trên Onedrive. Mình sẽ hướng dẫn mọi người 2 cách tạo như sau :

Đầu tiên, ở giao diện chính của OneDrive, các bạn chọn mới, sau đó chọn định dạng File mà bạn muốn tạo, chúng ta sẽ có các lựa chọn như hình dưới đây :

Folder: Tạo thư mục chứa các tập tin.

Word document (tạo tập tin soạn thảo văn bản)

Excel workbook (tạo các bảng tính)

PowerPoint presentation (tạo trình chiếu)

OneNote notebook (tạo các ghi chú)

Forms survey (tạo các biểu mẫu)

Plain text document (tạo tập tin có định dạng .txt)

Ví dụ, ở đây mình chọn “PowerPoint presentation”, thì ngay lập tức OneDrive sẽ đưa chúng ta đến giao diện làm việc của tạo trình chiếu Online, ở đây chúng ta có thể tạo các bảng trình chiếu bình thường không khác gì PowerPoint Offline cả, ta cũng có thể chia sẻ với người khác để cùng làm chung với tính năng chia sẻ đặc biệt chỉ có trên OneDrive.

6. Chia sẻ tệp tin trên OneDrive.

OneDrive có tính năng hỗ trợ chia sẻ tập tin, thư mục đến những người khác để có thể sử dụng chung các dữ liệu đó, điều này giúp ích rất nhiều trong quá trình làm việc nhóm hoặc chia sẻ dữ liệu nội bộ của công ty/ doanh nghiệp.

Để chia sẻ một file hoặc thư mục trên OneDrive, chúng mình có thể thực hiện như sau :

Nhấp chuột phải vào tập tin/ thư mục muốn chia sẻ -> Sau đó lựa chọn “chia sẻ/ Share” như dưới đây :

Tiếp theo, hãy tiến hành phân quyền Xem hoặc chỉnh sửa, sau đó gửi cho người được chia sẻ qua email (những người cụ thể) hoặc chia sẻ đường liên kết đến với những người được chia sẻ (Bất cứ ai có liên kết).

Ngoài ra, bạn còn có thể chọn ngày hết hiệu lực cũng như cài đặt mật khẩu (Dành cho tài khoản cao cấp) để bảo mật tuyệt đối thông tin, tránh tình trạng đánh cắp dữ liệu quan trọng.

7. Lời kết

Vậy là mình đã hướng dẫn các bạn cách sử dụng OneDrive một cách cơ bản nhất dành cho người mới bắt đầu rồi. Hi vọng bài viết này sẽ hữu ích đối với các bạn đang làm quen với OneDrive, nền tảng lưu trữ đám mây tuyệt vời đến từ nhà Microsoft.

Xem thêm những bài viết hay và nhiều kiến thức về Marketing của Brandketer VN tại đây bạn nhé!