Tối Ưu Hóa Doanh Nghiệp với Kaizen, 5S, Six Sigma và PDCA

Trong thời kỳ khó khăn của nền kinh tế, có một sự thay đổi mạnh mẽ trong tư duy quản lý của các doanh nghiệp, không còn mục tiêu duy nhất là kiếm nhiều tiền mà thay vào đó, họ đang tập trung vào việc giảm thiểu lãng phí. Điều này bắt nguồn từ sự nhận thức rằng chỉ khi mức lãng phí trong hoạt động sản xuất và quản lý doanh nghiệp giảm đi, lợi nhuận mới có cơ hội tăng lên.

Lợi nhuận không còn chỉ là số tiền trong tài khoản ngân hàng mà nó phản ánh kết quả của quá trình giữ chân khách hàng. Để giữ chân khách hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo hai điều quan trọng : SỰ HÀI LÒNG và SỰ THOẢI MÁI CỦA KHÁCH HÀNG. Đây là hai yếu tố chính quyết định sự thành công của một doanh nghiệp trong thời đại cạnh tranh khốc liệt hiện nay.

1. Những biểu hiện đặc trưng của một doanh nghiệp quản lý yếu kém

- Doanh số không ổn định.

- Doanh thu bán hàng tăng trưởng thấp.

- Hàng loạt chương trình khuyến mãi, nhưng không có tác dụng.

- Thất thoát hàng tồn kho không kiểm soát : Số lượng hàng tồn kho tăng lên không kiểm soát, dẫn đến tốn không gian và tài nguyên.

- Khách hàng không hài lòng : Khách hàng phải đối mặt với thời gian chờ đợi dài, lỗi đơn hàng, hoặc sự không thoải mái trong quá trình mua sắm.

- Lãng phí thời gian và nhân lực : Các quy trình không hiệu quả dẫn đến lãng phí thời gian và nhân lực.

- Chi phí không cần thiết : Công ty tiêu tốn nhiều nguồn lực và tiền bạc vào các hoạt động không cần thiết.

Đáng buồn là hầu hết doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn mắc phải một hoặc nhiều đặc trưng trong danh sách trên. Trong bài viết này, sẽ được hướng dẫn áp dụng phương pháp 5S Kaizen để có thể cải tiến doanh nghiệp tối ưu hơn.

2. Đối tượng được đào tạo

- Ban lãnh đạo và Quản lý : CHRO - CMO - CEO - CFO - Managerment - Head

3. Đối tượng áp dụng 

- Phương pháp làm việc

- Quan hệ công việc

- Môi trường làm việc

- Điều kiện làm việc ở mọi nơi

4. Định nghĩa

Việc ưu tiên tiên quyết của 1 doanh nghiệp khi kinh tế đi xuống, không phải ở việc doanh nghiệp đó cố gắng kiếm ra được rất nhiều tiền. Mà là giảm hao phí tối đa, chỉ khi biến phí doanh nghiệp đó càng thấp, lợi nhuận sẽ tăng lên trên 1 đơn vị năng xuất.

Lợi nhuận chính là kết quả của quá trình giữ chân khách hàng. Mà để giữ chân được khách hàng phải đáp ứng được 2 thứ SỰ HÀI LÒNG & THOẢI MÁI. Từ xưa đến giờ chúng ta theo đuổi lợi nhuận mà lợi nhuận chính là số lượng khách hàng quay lại với chúng ta. Nếu bộ phận chăm sóc khách hàng của doanh nghiệp bạn thật sự tốt, thì thị phần doanh nghiệp của bạn đã nắm trọn thị trường Việt Nam. Các nhà Quản lý, Điều hành hãy đối chiếu các con số thực tế, sẽ thấy doanh nghiệp của chúng ta đang rất yếu. Cuộc chơi của các doanh nghiệp bây giờ không còn là cuộc chơi của quy mô nhân sự mà các doanh nghiệp phải TINH GỌN lại nhân sự - Không cần quá nhiều mà năng suất công việc vẫn đảm bảo. 

Bài toán : Doanh nghiệp X hiện doanh thu trung bình mỗi tháng từ 5 - 6 tỷ, nhưng lợi nhuận ròng chỉ đạt được từ 1,5 tỷ. Tương đương đương 25% doanh thu. Vậy câu hỏi đặt ra làm cách nào để lợi nhuận tăng lên?

Cách 1 : Tăng doanh thu

- Tăng doanh thu nhưng công ty phải giữ số người và bài toán này vô cùng khó giải quyết.

Cách 2 : Tối ưu nội bộ, giảm lãng phí, tăng chi phí cơ hội?

- Áp dụng lương 3P để tối ưu chi phí nhân sự.

- Mỗi cửa hàng tự thu và tự chi, giống như một doanh nghiệp thu nhỏ và Công ty may Tứ Đạt sẽ là công ty tổng ở phía bên trên, chỉ huy tổng đồng thời các cửa hàng trưởng hay quản lý vùng phải chịu trách nhiệm cho doanh số, chịu trách nhiệm cho vấn đề về biến phí của cửa hàng đó. Đây cũng là một cái hay, tuy nhiên, câu hỏi được đặt ra là các cửa hàng trưởng đã đủ năng lực để quản lý và vận hành hay chưa?

5. Xác định lãng phí trong doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu áp dụng các phương pháp cải tiến, cần phải xác định các nguồn lãng phí trong doanh nghiệp :

- Lãng phí thời gian :

+ Thời gian chuyển giao công việc giữa các giai đoạn các phòng ban không khớp nhau. Dẫn đến việc chờ đợi (Đó là thời gian chết). Cụ thể là khi thực hiện công việc nào đó, phòng ban này phải chờ đợi phòng ban khác thực hiện, mà không biết mình phải chờ trong thời gian bao lâu. Tại sao lại như vậy? Vấn đề này đã tồn tại trong doanh nghiệp rất nhiều năm rồi nhưng doanh nghiệp không tối ưu? Từ đó đặt ra câu hỏi " Ai là người chịu trách nhiệm cho việc này ?" Không một ai đứng ra để nhận và chịu trách nhiệm trong công việc.

+ Sử dụng quỹ thời gian không đồng đều.

+ Trong quá trình làm việc, không tập trung, không thường xuyên Kaizen, dẫn đến 1 việc có thể thay vị giải quyết được trong 1h thì phải cần 2-3h mới xong.

- Lãng phí nhân lực :

+ Năng lực không đồng đều, người cao, người thấp, vẫn còn tình trạng dùng quyền uy và mệnh lệnh để làm việc với nhau.

+ Sử dụng không hiệu quả nguồn lực nhân lực, bao gồm việc phân công công việc không phù hợp và thiếu đào tạo.

+ Nhân viên cũng là khách hàng của doanh nghiệp dưới 1 khía cạnh nào đó, năng xuất sẽ không thể đạt thành nếu họ không cảm thấy tôn trọng, không hài lòng và thoải mái.

+ Không nhất quán mục tiêu chung, nên trong 1 tổng thể, hiệu xuất không đạt tối đa.

+ Sử dụng nhân viên là người nhà, nhưng cả nể không dám đuổi hoặc la mắng. Làm nhân viên khác không phục dễ kéo bè gây nguy hiểm cho nội bộ.

Vì vậy các nhà lãnh đạo, điều hành công ty hãy luôn nhớ rằng : Muốn giữ chân được nhân viên, hãy đáp ứng được 3 thứ này cho họ : Hài lòng - Thoải mái - Tôn trọng

- Lãng phí quy trình :

+ Quy trình làm việc không hiệu quả, bao gồm việc xử lý hàng tồn kho không cần thiết và thất thoát sản phẩm.

+ Thiếu về quy trình, thiếu cải tiến, làm việc lộn xộn, không chỉnh mực. Tuỳ hứng, không cơ sở và kế hoạch.

+ Kể cả có quy trình nhưng vẫn "thói nào tật nấy".

- Lãng phí chi phí :

+ Lãng phí cho những vị trí/con người không có năng lực tương xứng. (Lỗi : Trả lương theo thị trường)

+ Lãng phí trang thiết bị vất chất không cần thiết.

+ Việc sử dụng không hiệu quả nguồn tài chính, bao gồm việc mua quá nhiều hàng tồn kho hoặc chi trả không cần thiết cho dịch vụ ngoại vi.

- Còn rất nhiều sự lãng phí khác nữa...

6. Kaizen, 5S, Six Sigma và chu trình PDCA là gì?

a. Kaizen

Khái niệm Kaizen : là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ 改 (“kai”) có nghĩa là thay đổi và từ 善 (“zen”) có nghĩa là tốt hơn, tức là “thay đổi để tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”. Thuật ngữ này trong tiếng Anh là “ongoing improvement” hoặc “continuous improvement” và trong tiếng Trung, Kaizen được phát âm là Gansai, nghĩa là hành động liên tục cải tiến, mang lại lợi ích vì tập thể hơn là lợi ích của cá nhân.

Kaizen là cải tiến, cải thiện, là sự cải tiến không ngừng, nó có liên quan đến mọi người, nhà quản lý lẫn nhân viên. Kaizen là sửa chữa và làm tốt hơn một việc gì đó mà đã gây khó khăn cho con người. Triết lý của Kaizen cho rằng: dù bất cứ nơi đâu – gia đình hay xã hội – đều cần được cải tiến liên tục.

Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các quản lý cũng như nhân viên.

Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty lớn thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động.

b. 5S

Khái niệm 5S : là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất phát từ quan điểm : Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp, thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn. Phương pháp 5S được phát mình bởi người Nhật và họ cũng rất tự hào khi cả thế giới áp dụng phương pháp này của họ. Là một công cụ mang tính nền tảng căn bản, 5S được diễn giải như sau:

- Sàng lọc (Seiri) : Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.

- Sắp xếp (Seiton) : Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

- Sạch sẽ (Seiso) : Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

- Săn sóc (Sheiketsu) : Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của nhân viên trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

- Sẵn sàng (Shitsuke) : Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

c. Six Sigma

Khái niệm Six Sigma : là một triết lý quản lý, tập trung vào việc loại bỏ những lỗi sai, lãng phí và sửa chữa. Six sigma xác định một mục tiêu cần đạt được và phương pháp giải quyết vấn đề để làm tăng mức độ hài lòng của khách hàng và cải thiện đáng kể hiệu quả cuối cùng. Six sigma dạy cho người lao động biết cách cải tiến công việc một cách khoa học và cơ bản, biết cách duy trì kết quả đã đạt được. Six Sigma giúp duy trì kỹ luật hệ thống và cơ sở cho một quyết định chắc chán dựa trên những thống kê đơn giản. Nó cũng giúp đạt được tối đa hiệu quả đầu tư về vốn cũng như nguồn tài năng- con người.

d. Chu trình PDCA

Khái niệm chu trình PDCA : Chu trình PDCA được viết tắt từ Plan – Do – Check – Act. Đây là cách tiếp cận gồm bốn giai đoạn được lặp lại liên tục nhằm cải tiến các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ và để giải quyết các vấn đề trong tổ chức. PDCA cũng liên quan đến việc thử nghiệm một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và thực hiện những giải pháp đã cho thấy hiệu quả.

Chu trình PDCA cung cấp một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển các giả thuyết về những gì cần thay đổi, kiểm tra các giả thuyết này trong một vòng phản hồi liên tục, đồng thời thu được kiến ​​thức và bài học có giá trị. Nó thúc đẩy các cải tiến thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các quy trình và phương pháp làm việc trong toàn quy trình.

7. Áp dụng Kaizen, 5S, Six Sigma và PDCA trong thực tế

Bước 1: Xác định Mục tiêu và Dự án Cải tiến

1.1. Xác định mục tiêu cụ thể cho dự án cải tiến, chẳng hạn như tăng hiệu suất sản xuất, giảm lãng phí, hoặc cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ.

1.2. Xác định phạm vi dự án, nguồn lực cần thiết và đội ngũ thực hiện.

Bước 2 : 5S - Chuẩn bị môi trường cải tiến

2.1. Sắp xếp (Sort) : Loại bỏ những thứ không cần thiết và xác định nơi lưu trữ cho vật phẩm cần thiết.

2.2. Sắp xếp lại (Set in order) : Sắp xếp lại các vật phẩm cần thiết để dễ dàng truy cập.

2.3. Sạch sẽ (Shine) : Duy trì sạch sẽ, bảo trì các thiết bị và môi trường làm việc.

2.4. Sẵn sàng (Standardize) : Thiết lập quy tắc và tiêu chuẩn về cách sử dụng và bảo quản vật phẩm.

2.5. Tuân thủ (Sustain) : Phát triển thói quen và tiếp tục duy trì 5S.

Bước 3 : Six Sigma - Phân tích và Cải tiến

3.1. Xác định (Define) : Xác định mục tiêu cụ thể, khách hàng, và dịch vụ quan trọng.

3.2. Đo lường (Measure) : Đo lường hiện trạng của quy trình và xác định chỉ số chất lượng.

3.3. Phân tích (Analyze) : Phân tích dữ liệu để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm kiếm cơ hội cải tiến.

3.4. Cải tiến (Improve) : Áp dụng các biện pháp để cải thiện quy trình và chất lượng.

3.5. Kiểm soát (Control) : Đảm bảo rằng các cải tiến được duy trì và quy trình đạt được chất lượng ổn định.

Bước 4 : Kaizen - Cải tiến liên tục hàng ngày

4.1. Tạo môi trường cho cải tiến liên tục bằng cách khuyến khích tất cả nhân viên tham gia đóng góp ý kiến và ý tưởng cải tiến hàng ngày.

4.2. Thực hiện những cải tiến nhỏ mỗi ngày để tăng hiệu suất và giảm lãng phí.

Bước 5 : PDCA - Theo dõi và Đảm bảo sự Liên tục

5.1. Kế hoạch (Plan) : Xác định kế hoạch kiểm tra và theo dõi quy trình cải tiến.

5.2. Thực hiện (Do) : Thực hiện kế hoạch kiểm tra và theo dõi.

5.3. Kiểm tra (Check) : Đánh giá kết quả dựa trên dữ liệu kiểm tra.

5.4. Hành động (Act) : Đưa ra biện pháp cải tiến dựa trên kết quả kiểm tra và lặp lại quy trình.

Bước 6 : Đánh giá và Đảm bảo Sự Liên tục

6.1. Liên tục đánh giá và đo lường hiệu suất để đảm bảo rằng mục tiêu cải tiến vẫn được duy trì. 

6.2. Lập kế hoạch cho các dự án cải tiến tiếp theo và tiếp tục quá trình cải tiến liên tục.

Quy trình này tạo ra một môi trường cải tiến liên tục trong doanh nghiệp, đảm bảo rằng doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa hiện tại mà còn có khả năng tiếp tục cải tiến và thích nghi trong tương lai.

8. Tạm kết

Trong bối cảnh nền kinh tế khó khăn, việc áp dụng những phương pháp như Kaizen, 5S, Six Sigma và chu trình PDCA đã trở thành những bước quan trọng trong việc tạo ra sự cải tiến liên tục. Điều này đã giúp các doanh nghiệp nhận biết và loại bỏ các dấu hiệu của quản lý yếu kém, từ việc tối ưu hóa quy trình sản xuất đến tăng cường mối quan hệ với khách hàng, gia tăng lợi nhuận. Hai yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp trong thời đại cạnh tranh gay gắt.

Trong cuộc hành trình của mình, các doanh nghiệp đã thấy rõ rằng không chỉ cần kiếm nhiều tiền, mà còn cần tối ưu hóa mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh để thực sự thành công. Cuộc cách mạng trong tư duy quản lý sẽ giúp họ vượt qua khó khăn và định hình một tương lai đầy triển vọng.