Trello và Asana - Nền Tảng Hợp tác bền vững, hiệu suất công việc tăng cao

Cụ thể, trong khi cấp dưới phải chạy cật lực với deadline thì cấp trên cũng phải bận bịu với hàng trăm những công việc quản lý và theo sát từng tiến độ công việc. Chính vì vậy, những phần mềm giúp quản lý công việc một cách khoa học, dễ dàng và hiệu quả hơn ra đời. Luôn chiếm vị trí đứng đầu trong các bảng xếp hạng ứng dụng giúp quản lý công việc đó chính là Trello và Asana. Bài viết hôm nay, BrandsKeter sẽ so sánh 2 ứng dụng trên giúp bạn lựa chọn một ứng dụng phù hợp nhất cho công việc.

1. Trello và Asana là ứng dụng gì?

Trello và Asana là những công cụ quản lý công việc dựa trên web, cụ thể là quản lý công việc nhóm, quản lý dự án, theo dõi và nắm bắt tiến độ công việc,… Bằng những giao diện và thao tác đơn giản, Trello và Asana đứng đầu tất cả các bảng xếp hạng về công cụ quản lý công việc và được đánh giá rất cao từ người dùng về những ưu điểm riêng của chúng.

Một trong những yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành bại của bất kì dự án nào đó chính là những người sẽ thực thi dự án có nắm vững và hiểu rõ hết những gì mà bạn truyền đạt hay chưa? Sự mất tập trung, không hiểu rõ dự án, không kết nối, tương tác được với đồng nghiệp cũng chính là vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải. Vì thế mà những công cụ trực quan như Trello, Asana chính là “vũ khí” thúc đẩy động lực làm việc và tăng sự hợp tác. Sự mã hóa chi tiết công việc của từng cá nhân bằng những gam màu sắc cụ thể sẽ giúp họ nhìn thấy rõ được những công việc tiếp theo phải hoàn thành, chủ động sắp xếp và làm việc khoa học hơn cho kịp tiến độ, thấy rõ được sự tiến bộ của bản thân... Bên cạnh đó, quản lý cũng dễ dàng nắm bắt tình hình công việc, bao quát mọi hoạt động, tiến trình dự án.

Việc đi vào tìm hiểu riêng tính năng và giao diện làm việc của từng ứng dụng phía dưới đây có thể giúp bạn dễ dàng so sánh và tìm ra cho mình một ứng dụng phù hợp.

2. Ứng dụng Trello – Ứng dụng của thời đại trực quan

Trello là một công cụ freeminum có thể sử dụng miễn phí cho đến khi bạn cần nâng cấp những tính năng nâng cao hơn, đặc biệt hơn. Điều này không ảnh hưởng đến hiệu quả của nó, bởi lẽ chỉ với bản thông thường, nó cũng đã mang lại đầy đủ hầu hết những tính năng cần thiết trong quản lý công việc mà chúng ta cần. Bản nâng cấp đầy đủ của Trello có giá 9,99$/ người dùng/ tháng, giúp lưu giữ công việc offline, tích hợp nhiều ứng dụng và tệp đính kèm có dung lượng cao hơn.

Bằng những thao tác đơn giản, Trello giúp quản lý công việc một cách hiệu quả, giúp teamwork trở nên dễ dàng. Trello vận hành dựa trên phương pháp Kanban, công việc được trở nên trực quan hóa thành một bảng thông tin, gồm các cột trạng thái công việc.

Xem thử: Brandsketer Team tâm sự sau gần 3 năm khởi nghiệp

Nhờ vào điều này, người dùng dễ dàng giới hạn số công việc đang tiến hành và công việc nhóm trở nên trôi chảy hơn bằng cách tập trung cho từng công việc riêng của từng thành viên và tránh lãng phí thời gian.

Trello quản lý công việc trên thẻ (card-based). Những thành viên sử dụng cũng có thể dễ dàng bình luận, trao đổi, tạo ghi chú thông qua các thẻ này. Theo như thông tin từ nhà sản xuất, Trello hoạt động tốt nhất khi người dùng tổ chức dự án theo các giai đoạn khác nhau (cần hoàn thành, đang thực hiện, đã thoàn thành) và di chuyện thẻ từ giai đoạn này sang một giai đoạn khác. Trong thực tế, công cụ Trello phù hợp nhất với teamwork có từ 3 – 10 thành viên và những đặc thù công việc mang tính đơn giản, hiệu quả.

3. Ứng dụng Asana – Công việc được đơn giản hóa, hiệu suất tăng cao

Cũng giống Trello, Asana là một ứng dụng miễn phí giúp quản lý công việc một cách hiệu quả nhưng với số lượng thành viên giới hạn dưới 15 người. Bằng việc sử dụng bản nâng cấp giá trị 8,33$ / người dùng/ tháng, Asana có thể mở thêm những tính năng mới như báo cáo, tùy chỉnh quyền riêng tư cho những dự án mang tính bảo mật và tìm kiếm nâng cao,..

Asana là ứng dụng được đánh giá cao bởi sự linh hoạt, những danh sách công việc cần làm có thể tùy biến để trở nên thông minh hơn, sắp xếp một cách linh hoạt hơn dễ dàng cho người dùng. Giao diện làm việc của Asana có thể được xem như một danh sách những việc cần phải làm (to – do list) của cả một công ty. Cụ thể, tất cả mọi người đều có thể giao nhiệm vụ cho nhau và theo dõi danh sách vị trí còn trống trong từng bước của công việc thông qua Asana. Việc tăng cường tương tác qua đính kèm ghi chú, file, bình luận,… luôn đảm bảo cho lượng công việc được cập nhật một cách thường xuyên nhất.

Tuy có giao diện đơn giản nhưng Asana đã giúp giải quyết tốt các công việc hàng ngày lẫn những việc quan trọng. Bạn có thể tạo ra nhiều dự án khác nhau và bổ sung việc cần làm cho mỗi dự án, nó cũng có thể cho phép bạn thêm những thông báo nhắc nhở khi đến thời gian làm việc và hỗ trợ làm việc nhóm thông qua tính năng ủy quyền từng việc cần làm đến một thành viên khác và hỗ trợ viết bình luận cho từng việc cần làm.

Điểm đáng chú ý của công cụ Asana là người dùng có thể dễ dàng làm quen với các chức năng, chuyển đổi từ Task sang Project chỉ bằng một cú nhấp chuột. Hay thú vị hơn là làm việc với Calendar giúp theo dõi và giám sát công việc. Ngoài ra, Asana hỗ trợ trên hệ điều hành ios với sự thay đổi linh hoạt và khoa học.

4. So sánh những ưu điểm, nhược điểm của cả 2 công cụ Trello và Asana

Với sự tương đồng về giao diện sử dụng cũng như tính năng quản lý công việc hiệu quả như phối hợp hoạt động teamwork, sắp xếp những dự án, nhiệm vụ một cách khoa học, cả Asana và Trello đều được đánh giá rất cao. Tuy nhiên, cách thức quản lý khác nhau giữa 2 công cụ đều dẫn đến những ưu điểm và nhược điểm riêng.

Ưu và nhược điểm của Trello

Ưu điểm lớn nhất của Trello là dễ dàng nắm bắt và sử dụng thông qua những thao tác đơn giản. Ngoài ra, những ưu điểm khác như theo dõi trực quan tiến độ dự án, tích hợp những file đính kèm lớn (250MB) khi dùng bản trả phí, tổ chức diễn đàn thảo luận, chia sẻ tài liệu,… cũng rất được lòng người sử dụng từ trước đến nay. Với khả năng giúp người dùng linh động thay đổi màu sắc, hình ảnh giao diện, Trello là sự lựa chọn tuyệt vời giúp những người dùng yêu thích sự mới mẻ, sáng tạo tránh được sự nhàm chán trong công việc.

Bên cạnh đó, Trello cũng thể hiện một vài những nhược điểm chưa thuyết phục hoàn toàn người dùng như:

       -     Không lý tưởng khi khối lượng công việc quá lớn. Cụ thể, Trello trở nên khó khăn khi số lượng thẻ tăng lên.

       -     Không phân cấp các thành viên và công việc khiến khó kiểm soát khi tất cả mọi người đều có thể thay đổi, chỉnh sửa công việc.

       -     Môi trường giao tiếp kém, thiếu báo cáo và quản lý thời gian,…

Ưu và nhược điểm của Asana

Khắc phục được nhược điểm giao tiếp của Trello, Asana giúp người dùng dễ dàng nhận thông báo trong hộp thư đến khi nhiệm vụ được giao hoặc thay đổi. Không những vậy, mở tính năng bình luận ở từng nhiệm vụ giúp công việc trở nên nhanh chóng hơn, loại bỏ được một số những cuộc họp phiền phức. Bên cạnh đó, Asana với giao diện sắp xếp công việc theo danh sách từ bậc lớn đến bậc nhỏ giúp dễ dàng hơn cho người quản lý. Công việc báo cáo trực quan và tùy chỉnh quyền riêng tư cho những dự án có tính bảo mật cao cũng là những điểm cộng lớn cho Asana.

Tuy nhiên, Asana với giao diện to – do list không được đánh giá cao khi thực hiện những công việc có tính chất theo tuần tự. Asana cũng thể hiện điểm yếu của mình khi chỉ có bản sử dụng với một ngôn ngữ duy nhất là tiếng Anh. Với những dự án lớn cần được thể hiện trực quan hóa bằng biểu đồ Gantt, Asana cũng chưa tích hợp tính năng này để thật sự làm hài lòng người sử dụng.

Hy vọng bài chia sẻ của Brands đã phần nào giúp bạn chọn lựa được riêng cho mình một công cụ phù hợp với tính chất và đặc thù công việc. Với bài viết này, bạn có thể dễ dàng quyết định sử dụng Trello, Asana hay kết hợp thêm một ứng dụng nào khác. Giờ đây lượng công việc khổng lồ đã quá chán nản sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn và đáp ứng những nhu cầu cần thiết cho công việc quản lý.

Tham khảo thêm: Warren Buffet: Nhân viên tốt cần 3 yếu tố, nếu thiếu điều cuối thì 2 điều đầu sẽ giết bạn