3 bước giúp bạn xử lý mọi vấn đề trong cuộc sống

Bạn có thường gặp phải những khó khăn trong công việc và cuộc sống mà không biết cách xử lý vấn đề? Như là:

- Rối loạn giấc ngủ: Bạn đã cố gắng nhắm mắt nhưng không tài nào ngủ sâu giấc được.

- Stress trong công việc: Khối lượng công việc tăng dần và bạn lúc nào cũng trong tình trạng quá tải.

- Các mối quan hệ trong cuộc sống ngày càng trở nên nhạt nhẽo.

- Nhan sắc và sức khỏe giảm sút thấy rõ chỉ sau vài năm đi làm.

Và còn ti tỉ vấn đề khác nữa, phải không? Vậy, chúng ta cần phải làm gì khi đứng trước những rắc rối này? Hãy thử áp dụng phương pháp 3 bước của Brandsketer để giải quyết mọi vấn đề nhanh chóng và hiệu quả nhé!

1. Bước 1: Nhận thức vấn đề, phân tích và đánh giá

a. Xác định các vấn đề đang xảy ra

Để xử lý được vấn đề, trước tiên bạn cần phải xác định vấn đề là gì? Hãy dành một khoản thời gian nhất định và liệt kê tất cả những vấn đề bạn đang gặp phải. Bằng việc ghi chép sẽ giúp bạn nhận thức đúng vấn đề, từ đó các bước giải quyết tiếp theo sẽ đi đúng hướng và tiết kiệm thời gian công sức.

Một số vấn đề phổ biến như là:

- Rối loạn giấc ngủ kéo dài.

- Áp lực trong công việc, khối lượng công việc nhiều hay quản lý thời gian kém.

- Khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống.

- Kỹ năng giao tiếp kém, chưa hòa nhập được với đồng nghiệp.

- Không tìm được niềm vui trong công việc,...

b. Phân tích và chỉ ra tác hại của chúng

Từ những vấn đề đã liệt kê ở trên bạn hãy phân tích và chỉ ra tác hại của chúng. Việc này giúp bạn nhận thức được sự nghiêm trọng và những ảnh hưởng lâu dài khi các vấn đề này không được giải quyết. Cụ thể:

- Rối loạn giấc ngủ >> ảnh hưởng đến sức khỏe

- Áp lực công việc >> ảnh hưởng đến tinh thần

- Kỹ năng giao tiếp, niềm việc trong công việc >> Làm giảm năng suất của bạn.

c. Đánh giá rủi ro để xác định mức độ quan trọng

Hãy đánh giá rủi ro và phân loại vấn đề thành từng nhóm, điều này giúp bạn xác định mức độ quan trọng của các vấn đề. Từ đó, bạn có thể sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên để giải quyết dễ dàng hơn.

Chúng ta có 4 nhóm sau:

- Nhóm 1: Quan trọng - Gấp

- Nhóm 2: Quan trọng - Không gấp

- Nhóm 3: Không quan trọng - Gấp

- Nhóm 4: Không quan trọng - Không gấp

Ở ví dụ trên, chúng ta có thể áp dụng và phân loại vào nhóm như sau:

- Rối loạn giấc ngủ >> Ảnh hưởng đến sức khỏe >>> Mức độ nghiêm trọng >>> Quan trọng + Gấp

- Áp lực công việc >> Ảnh hưởng đến tinh thần >>> Mức độ trung bình >>> Quan trọng + Gấp

- Kỹ năng giao tiếp, niềm việc trong công việc >> Làm giảm năng suất của bạn >>> Mức độ trung bình >>> Quan trọng + Không Gấp

2. Bước 2: Xác định nguồn gốc và xem xét các khía cạnh

Thông thường, chúng ta chỉ nhìn thấy các vấn đề ở trên phần ngọn rồi xử lý qua loa. Ví như đau đầu thì uống vài viên panadol giảm đau là coi như xong. Những cách làm này chỉ giải quyết được những vấn đề nhỏ trước mắt, về lâu dài lại không mang đến hiệu quả cao. Nguồn gốc chính là tiền đề dẫn đến hướng giải quyết. Nếu xác định không đúng thì bạn sẽ ngày một sai lệch hay cứ thế lặp đi lặp lại. Vì thế, để xử lý triệt để mọi vấn đề, bạn cần tìm ra được nguyên nhân gốc rễ của nó.

Vậy, làm cách nào để xác định nguồn gốc vấn đề?

Chắc hẳn, bạn đã nghe về Luật Nhân Quả. Dù bạn tin hay không, thực tế là thế giới chúng ta đang sống vẫn tuân theo quy luật Nhân Quả. Mọi điều xảy ra trong cuộc sống của chúng ta là kết quả của những hành động và quyết định mà chúng ta đã thực hiện trước đó.

Có một câu nói rằng: “Suy nghĩ tạo nên hành động. Hành động tạo nên thói quen. Thói quen tạo nên tính cách. Tính cách tạo nên số phận.”

Điều gì đã tạo nên suy nghĩ của bạn? 

Lúc này chúng ta sẽ xét đến 2 yếu tố: Bên ngoài và bên trong. Hai yếu tố này đã tác động vào suy nghĩ của bạn như thế nào?

- Yếu tố bên ngoài: Bao gồm: 

+ Gia đình (Cha, mẹ, anh chị em,..)

+ Các mối quan hệ xã hội (Bạn bè, đồng nghiệp, người quen,..)

+ Nền giáo dục bạn nhận được từ khi còn là đứa trẻ,...

- Yếu tố bên trong:

+ Cách bạn quản lý cảm xúc của mình.

+ Bạn đã chiêm nghiệm và thu được gì từ kiến thức lý thuyết để áp dụng vào thực tế như thế nào?

+ Những trải nghiệm của bản thân từ: đọc sách, học hỏi, được người chỉ dẫn,...

+ Một chút đức tin về tinh thần.

Để tìm ra được chính xác nguyên nhân gốc rễ, bạn nên dành nhiều thời gian để tự nhìn nhận, tìm hiểu cặn kẽ vấn đề. Từ đó đưa ra những đáp án chính xác nhất có thể.

Giải quyết ví dụ ở đầu bài

Ở ví dụ đầu bài, sau một thời gian làm việc, bạn bị rối loạn giấc ngủ. Đây là một căn bệnh khá phổ biến ở người lớn tuổi. Tuy nhiên, vì nhiều nguyên nhân, căn bệnh này giờ đây khá phổ biến ở những người trẻ tuổi, đặc biệt là người làm việc trong môi trường áp lực. 

- Xét yếu tố bên ngoài: gia đình gây áp lực. Một số người trẻ sau một thời gian đi làm không thể có được thành công như mong đợi, cùng với áp lực kinh tế gia đình là nguyên nhân gây nên bệnh,... 

- Xét yếu tố bên trong: Có thể bạn chưa quản lý hoặc cân bằng cảm xúc của mình. Một số người do áp lực công việc hàng ngày phải tiếp xúc với nhiều dạng khách hàng khác nhau. Hoặc làm việc trong môi trường áp lực cao, khối lượng công việc nhiều trong thời gian dài dẫn đến tinh thần đôi khi bị tổn thương, thời gian dài gây ra bệnh,...

3. Bước 3: Đưa ra các giải pháp và thực thi

Người thông thường khi đối mặt với vấn đề sẽ cố gắng tìm cách thoát khỏi nó, trong khi người thông thái sẽ nỗ lực tìm cách giải quyết vấn đề đó. Hãy nhớ rằng: “Điều gì không làm ta gục ngã, nó sẽ làm ta mạnh mẽ hơn.”

Mỗi vấn đề đều có nhiều hướng giải quyết và dẫn đến những kết quả khác nhau. Vì thế, hãy căn cứ vào mục tiêu, tính chất của sự việc. Sau đó, lựa chọn cho mình giải pháp tối ưu nhất.

a. Một số phương pháp giúp bạn giải quyết vấn đề hiệu quả

Phương pháp PDCA: Plan - Do - Check - Act 

Đây là phương pháp được phát triển bởi Tiến sĩ William Edwards Deming vào những năm 1950. Bất kỳ ai cũng có thể dễ dàng áp dụng phương pháp này với 4 bước sau: 

Phương pháp 5S: Seiri - Seiton - Seiso - Seiketsu - Shitsuke

5S là tên của một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể thực hiện hiệu quả và an toàn. Phương pháp này tập trung vào việc đặt mọi thứ vào nơi chúng thuộc về và giữ cho nơi làm việc sạch sẽ, giúp mọi người thực hiện công việc của mình dễ dàng hơn mà không mất thời gian hoặc mất an toàn.

- Sàng lọc: là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc.

- Sắp xếp: tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.

- Sạch sẽ: thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.

- Săn sóc: là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.

- Sẵn sàng: rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.

Sau khi chọn được phương pháp phù hợp, việc tiếp theo là bắt tay vào thực thi để xử lý vấn đề. Đây là bước quan trọng bởi nó sẽ trực tiếp tác động vào vấn đề. Sau khi xong bước này chắc hẳn bạn có thể “nhẹ nhõm” được đôi chút.

b. Theo dõi, đánh giá và đúc kết kinh nghiệm

Khi vấn đề đã được giải quyết, đừng vội tận hưởng chiến thắng. Việc cần làm là theo dõi công việc đã trôi chảy chưa và đánh giá kết quả của của giải pháp, đúc rút kinh nghiệm cho những vấn đề có thể xảy đến trong tương lai.

Tạm kết

Cuối cùng, xin được trích lời thầy Viên Minh: “Tất cả mọi sự trên đời này đến với ta chỉ có một tác dụng duy nhất... Đó là xem thử tâm chúng ta phản ứng như thế nào!”. Vì thế, khi đứng trước những vấn đề khó khăn bạn cũng đừng quá lo lắng, chúng ta hãy đón nhận với trạng thái thoải mái nhất. Hãy tin rằng, mọi vấn đề đều sẽ có cách giải quyết tốt nhất.  Hy vọng với những chia sẻ của Brandsketer hữu ích với bạn. Đừng quên theo dõi Brands để cập nhật nhanh những kiến thức mới nhất về marketing và quản trị nhé!

Đọc thêm : Sự tương quan giữa tính cách người sáng lập đối với vận mệnh công ty