5 bước lập Kế Hoạch hiệu quả

Cuộc sống luôn chuyển động – với những cơ hội mới trong công việc, những dự định cá nhân, và hành trình phát triển bản thân không ngừng. Giữa bao điều muốn làm và cần làm, một kế hoạch rõ ràng giống như chiếc bản đồ giúp ta đi đúng hướng và giữ vững nhịp bước. Lập kế hoạch không chỉ là việc lên danh sách đầu việc, mà là cách bạn chủ động thiết kế cuộc sống theo cách mình mong muốn.

Bạn đã từng lên kế hoạch đầy hứng khởi nhưng lại loay hoay khi bắt tay vào làm? Hay cảm thấy mình bận rộn mà vẫn chưa chạm gần đến mục tiêu? Có thể bạn chỉ đang thiếu một vài nguyên tắc nhỏ – và đó chính là điều bài viết này sẽ giúp bạn khám phá.

I. Bản chất của lập kế hoạch

Lập kế hoạch là một quá trình thiết lập những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó. Nói cách khác,  kế hoạch chính là công cụ giúp mục tiêu cao thành vừa, mới thành cũ, khó thành dễ.

Một bản kế hoạch hiệu quả không dừng lại ở định hướng chung chung. Kế hoạch cần đi vào chi tiết, cụ thể từng bước để có thể thực thi được ngay. Và để làm được điều đó, kế hoạch cần tuân theo nguyên tắc SMART: 

Công thức này hẳn đã quá quen thuộc, nên mình sẽ không đi sâu vào phần S, M, T mà sẽ tập trung vào hai yếu tố quan trọng thường bị lãng quên: A (Achievable) và R (Realistic). Điều gì mới thật sự là “linh hồn” của một bản kế hoạch?

Trong một bản kế hoạch, tính thực tế giúp người thực thi tin tưởng và sẵn sàng hành động, trong khi tính khả thi giúp lãnh đạo cân nhắc và đưa ra quyết định. Kế hoạch hiệu quả không chỉ dựa trên dữ kiện thực tế, mà còn phải mở ra được nhiều hướng đi rõ ràng – có thể làm được, và đáng để làm. Vì thế, có thể xem tính Khả thi là linh hồn của lập kế hoạch.

II. Các bước tiến hành

Bước 1: Xác định mục tiêu

Lập kế hoạch gồm 5 bước sau

Bước đầu tiên, không phải mục tiêu gì cũng cần lập kế hoạch, nếu  mục tiêu có 1 trong 3 đặc điểm sau thì bạn cần đầu tư thời gian để lập kế hoạch bài bản:

• Mục tiêu cao hơn so với kết quả trong quá khứ.

• Mục tiêu mới - ví dụ như ra mắt sản phẩm mới, tiếp cận khách hàng mới, tuyển dụng mới  hoặc nhà phân phối/nhà cung cấp mới,...

• Mục tiêu khó, tức vượt quá năng lực hiện tại.

Ngoài ra, mục tiêu cũng cần đảm bảo tính cụ thể, đo lường được và có thời hạn rõ ràng. Để kế hoạch khả thi và dễ dàng triển khai hơn, bạn có thể phân tách mục tiêu thành từng cấp độ: từ mục tiêu của sếp, đến mục tiêu của từng nhân viên, và tiếp tục cụ thể hóa tới từng khách hàng, từng địa bàn, từng sản phẩm dịch vụ, từng nghiệp vụ. Cách làm này giúp xác định đúng nguồn lực, biết khi nào cần hỗ trợ, dễ theo dõi tiến độ hàng tuần và đánh giá hiệu quả vào cuối tháng.

Bước 2: Xác định nguồn lực

Nguồn lực bao gồm nhân lực, tài chính, thời gian, dữ liệu hoặc các mối quan hệ sẵn có,... Sắp xếp và sử dụng đúng nguồn lực, kết hợp với cách làm tối ưu, chính là chìa khóa để biến mục tiêu lớn thành khả thi – ngay cả khi nguồn lực không đổi. Trong bài Kỹ năng quản lý thời gian, mình từng đề cập đến công thức: Mục tiêu ↗ = Nguồn lực ↙ + Cách làm ↗

Thực tế, nguồn lực luôn hữu hạn, trong khi mục tiêu ngày càng tăng. Vì thế, thay vì liên tục đòi thêm nguồn lực để giữ nguyên cách làm cũ, điều quan trọng là phải không ngừng tìm ra cách làm tối ưu hơn.

Bước 3: Xác định cách làm

Đây có thể là một trong các bước vật vã nhất, bởi ta gần như không thể chắc chắn được đâu là cách tối ưu nhất ngay từ đầu. Vì vậy mình thường áp dụng: 10 tìm 5 chọn hoặc 3 tìm 2 chọn (tức nếu bạn tìm được 10 cách làm, hãy chọn ra 5 cách khả thi để triển khai). Dưới đây là một số phương pháp giúp bạn tìm và chọn được cách làm hiệu quả hơn, nhớ lưu ý là tìm cách, không phải nghĩ cách nhé! 

Bước 4: Xác định cách giám sát

Sau khi đã chọn cách làm, bước tiếp theo không chỉ là triển khai mà là giám sát xuyên suốt để đảm bảo tiến độ và chất lượng đầu ra đều hướng về mục tiêu cuối cùng. Các yếu tố của giám sát gồm:

- Đối tượng giám sát: Cách làm và Nguồn lực: con người, quy trình, chi phí, tiến độ, mức độ phù hợp,..

- Bước 1: Phát hiện Gap (chỗ gián đoạn/chênh lệch/lỗi) giữa kế hoạch và thực tế

- Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rễ: sử dụng các công cụ như Xương cá (Ishikawa), rà soát quy trình, Hỏi (5W1H phân tích chiều rộng, 5 Whys phân tích chiều sâu), ..

- Bước 3: Đưa ra giải pháp đề xuất

Để giám sát hiệu quả bạn cần phát hiện sớm, tìm đúng nguyên nhân gốc rễ và đưa ra giải pháp tốt nhất trong thời gian nhanh nhất. Bạn có thể tận dụng các công nghệ ngày nay để quá trình giám sát dễ dàng hơn như dashboard, báo cáo tự động, các mẫu checklist giúp giảm sức người nhưng tăng độ chính xác.

Bước 5: Xác định cách đánh giá

Việc đánh giá này là cơ sở để:

• Quyết định lương, thưởng/phạt, thăng chức/sa thải, điều chỉnh KPI cho kỳ sau (nếu bạn là quản lý);

• Cải tiến phương pháp làm việc, tối ưu quy trình, rút kinh nghiệm;

• Lấy dữ liệu thực tế để thiết lập mục tiêu mới, đảm bảo yếu tố R – Realistic trong mô hình SMART.

Giám sát và đánh giá đều dùng phương pháp so sánh, nhưng khác nhau ở:

• Thời điểm áp dụng: giám sát thực hiện trong kỳ, đánh giá thực hiện cuối kỳ;

• Đối tượng so sánh: giám sát tập trung vào nguồn lực và cách làm – ví dụ so sánh cách làm A và B để chọn phương án hiệu quả; trong khi đánh giá tập trung vào kết quả so với mục tiêu – ví dụ: đạt 80% KPI đã đặt ra hay không.

Trong khuôn khổ bài viết này, mình sẽ không đi sâu vào cách tổ chức công việc, mà sẽ tập trung phân tích cách xác định phương pháp giám sát, đánh giá sao cho phù hợp. Bạn nhớ cá nhân hoá cho từng mục tiêu cụ thể nhé. 

Trên đây là một số kinh nghiệm cá nhân trong quá trình lập kế hoạch. Hy vọng sẽ giúp bạn có thêm góc nhìn để triển khai hiệu quả hơn. Nếu bạn muốn trao đổi thêm, cứ liên hệ mình qua thông tin bên dưới. Cảm ơn bạn và chúc bạn lập kế hoạch thành công!