Kỹ năng quản lý thời gian - Người thảnh thơi năng suất

Nếu bạn từng lên to-do list rất khí thế, đến cuối tuần nhìn lại thì những việc thực sự quan trọng vẫn chưa đâu vào đâu, trong khi lả người vì chạy deadline, xử lý việc gấp. Hoặc các sếp cứ thấy nhân viên bận tối mắt tối mũi nhưng không thấy kết quả gì, thì bài viết này có thể giúp ích cho bạn đó.

I. Kỹ năng đầu tiên?

Kỹ năng là thứ hoàn toàn có thể học được. Để sống và làm việc tốt hơn, bạn sẽ cần rất nhiều kỹ năng khác nhau để hiện thực hoá bộ khung năng lực của mình. Nhưng nếu hỏi: "Nên bắt đầu từ kỹ năng nào trước?" - thì quản lý thời gian chắc chắn sẽ nằm trong nhóm ưu tiên hàng đầu – không có thời gian, thì lấy gì để học và để làm?

Những chia sẻ này đúc kết từ quá trình học hỏi và kinh nghiệm của mình trong 5 năm gắn bó với nghề, từ vị trí Tele - Sale - Sale Account - Account tại Brandsketer. Là người trái ngành, mặt bằng chung  thì mình ít lợi thế ban đầu hơn, với ti tỉ thứ chưa biết nhưng cũng nhờ quản lý thời gian mà hành trình “leo rank” của mình trở nên dễ thở và chủ động hơn.

II. Phương pháp quản lý thời gian 

Để cải thiện cách quản lý thời gian, mình đã thử qua khá nhiều công cụ: từ to-do list, các app quản lý công việc đến nhiều mô hình khác nhau. Và đến thời điểm hiện tại, ma trận Eisenhower là một trong những phương pháp hiệu quả nhất giúp mình thành “người thảnh thơi năng suất”. Bật mí là bài này có 2 công thức nhé.

Công thức 1 - Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower và các từ khoá để phân loại công việc

Bước 1: Cho vào đúng ô

• Quan trọng - Gấp: Những công việc mang tính khẩn cấp, sự cố ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả, cần giải quyết ngay.
• Quan trọng - Không gấp: Những việc mang tính dài hạn, cần thời gian để suy nghĩ, tính toán kỹ. Đây là nhóm công việc mang tính phát triển - xây dựng và ngăn ngừa khủng hoảng trong tương lai.
• Không quan trọng - Gấp: Những việc có deadline hoặc phải xử lý sớm nhưng bạn không nhất thiết phải làm.
• Không quan trọng - Không gấp: Những việc không tạo giá trị trực tiếp cho cá nhân hay công việc của bạn. Làm cũng được, không làm cũng không sao.

Chỉ bạn mới có thể phân loại chính xác công việc vào ô nào, vì điều đó phụ thuộc vào mục tiêu, vai trò và trách nhiệm của bạn. Một việc có thể là Quan trọng – Gấp với người A, nhưng lại là Không quan trọng – Gấp với bạn. Vì vậy, hãy tỉnh táo và trung thực khi phân loại – đó là bước đầu tiên để làm đúng việc, đúng lúc. Xem các key ở hình trên để có thể phân việc dễ dàng hơn nhé!

Bước 2: Đâu là việc phải làm - phải giao/kết hợp/bỏ

Ma trận Eisenhower và phần việc có thể giao

Trong công việc, nếu bạn ở cấp quản lý bạn có thể giao việc, nếu bạn ở cấp thực thi có thể phối hợp cùng đồng nghiệp, trong cuộc sống bạn có thể phối hợp với người liên quan hoặc loại bỏ nhé.

Để tối ưu thời gian, bạn có 2 cách:

• Một là cùng làm với người khác hoặc loại bỏ để giảm bớt khối lượng công việc. Bạn xem khối lượng có thể giao ở hình trên nhé. 
• Hai là nếu khối lượng không thể giảm thì hãy thay đổi phương pháp, đây cũng là công thức thứ 2: 

MỤC TIÊU ↗︎ = CÁCH LÀM ↗︎ + NGUỒN LỰC ↘︎

Có một việc hiển nhiên mà công ty nào cũng y vậy, nhưng phải mất 1 khoản thời gian rất dài mình mới có thể bỏ tư duy “đòi hỏi”. 

• Mục tiêu của sếp, của công ty, của bản thân sẽ ngày càng tăng (vd, nếu doanh thu tháng này 10 tỷ, thì tháng sau phải 12 tỷ chứ sao giảm còn 8 tỷ được. Công ty phải phát triển mà) . 
• Nhưng nguồn lực thì công ty chỉ có như cũ hoặc tăng rất ít, hoặc giảm (vd, thời gian ngắn hơn, tiền ít hơn, người ít hơn so với mục tiêu. Đương nhiên nếu mục tiêu quá đồ sộ thì nguồn lực cũng sẽ có tăng thêm nhưng không thể lúc nào cũng x2, x3, x4 theo mục tiêu được, công ty sẽ phá sản mất).
• Nếu mục tiêu tăng, nguồn lực giảm, thì để đạt được mục tiêu chỉ có cách duy nhất là thay đổi cách làm, bạn không thể dùng cách làm cũ để đạt được mục tiêu mới được. Nhưng đây cũng là tư duy mà mình đã vướng, sếp giao 1 KPI cao hơn và mình đòi sếp thêm tiền, thêm người, thêm thời gian trong khi cách làm thì như cũ, hic.

Bước 3: Chọn cách tiếp cận 

Hai câu hỏi đặt ra, với những phần việc cần giao thì bạn sẽ giao cho ai và giao như thế nào? Trên hình là 4 phong cách tiếp cận cho từng nhóm việc và đối tượng mà bạn có thể “chọn mặt gửi vàng”. Không phải việc nào cũng làm theo cùng một cách – có việc cần trao đổi, có việc cần giao khoán, có việc cần chỉ đạo chi tiết cũng có việc cần đi “năn nỉ” . Cách tiếp cận càng đúng, càng cá nhân hoá thì người thực hiện càng chủ động, hiệu quả càng cao. 

Bước 4: Xác định thứ tự ưu tiên

Theo lẽ thông thường, ai cũng ưu tiên việc QT - G sẽ làm ngay, còn những việc khác từ từ tính sau. Nhưng nếu bạn cứ xoay vòng trong nhóm việc này, bạn sẽ trở thành người lúc nào cũng tất bật, luôn trong trạng thái gấp gáp và chịu áp lực liên tục.

Vấn đề là: nếu tất cả thời gian đều dành cho việc gấp, thì lấy đâu ra khoảng trống để nâng cấp bản thân, cải tiến công việc hay đơn giản là sống một cuộc sống cân bằng hơn? 

Giải pháp là bạn cần đặt lại thứ tự ưu tiên, không chỉ dựa vào mức độ gấp, mà dựa vào tác động dài hạn và khả năng ngăn ngừa khủng hoảng.

+ Ưu tiên 1: Quan trọng – Không gấp: Đây là vùng của chiến lược, phát triển, cải tiến – cần được đầu tư trước. Vì nếu không xử lý sớm, những việc này sẽ trở thành Gấp, khiến bạn rơi vào vòng luẩn quẩn xử lý khủng hoảng.

+ Ưu tiên 2: Quan trọng – Gấp: Là nhóm cần hành động ngay, nhưng nếu bạn đã chủ động từ ưu tiên 1, thì nhóm này sẽ giảm bớt dần theo thời gian.

+ Ưu tiên 3: Việc Gấp – Không quan trọng

+ Ưu tiên 4: Việc Không gấp – Không quan trọng 

Cuộc sống lý tưởng của người thảnh thơi năng suất  ^^

III. Tạm kết

Trong công việc, nhà tuyển dụng mong muốn tuyển 1 người trí lực dồi dào để cống hiến và đồng hành chứ không phải 1 người "xơ xác". Trong cuộc sống, công việc không phải tất cả, mà còn những khía cạnh đắt giá khác: Học vấn, Gia đình, Sở thích, ... thời gian là nguồn lực để bạn nuôi dưỡng tất cả những điều đó. Hãy vận dụng sơ đồ trên vào cả cuộc sống nữa nhé!

Thời gian là công bằng, nhưng cách dùng thời gian lại phân loại rất rõ người thảnh thơi và người bận rộn. Đến một mức độ nào đó, cách bạn sử dụng thời gian chính là một năng lực cạnh tranh của riêng bạn, mà không phải ai cũng có. Và nếu bạn quan tâm đến bức tranh năng lực toàn diện, đừng bỏ qua bài viết 5 thành tố năng lực của Brandsketer – nơi chúng tôi chia nhỏ “năng lực” thành những mảnh ghép cụ thể, thực tế và có thể phát triển từng ngày. Liên hệ với mình qua thông tin bên dưới để trao đổi thêm nhé, cảm ơn bạn!

Link sơ đồ HD: tại đây