Problem Solving skills - Thứ mà bất cứ ai đi làm cũng cần phải có

Có bao giờ bạn từng rời vào những trường hợp kiểu "Tiến thoái lưỡng nan" mà không biết phải giải quyết thế nào, giữa cái ĐƯỢC - MẤT rất khó để chọn? Đó là lúc bạn cần 1 bộ kỹ năng giải quyết vấn đề, tuy có thể chưa cần thượng thừa, nhưng ít nhất nó giúp bạn thoát khỏi các tình huống ngặt nghèo, dù phải đánh đổi thì nó cũng phải là thấp nhất.

Ở trường hợp 1, nếu vấn đề phát sinh đã được dự đoán, thì ta cứ theo quy trình trước đó mà giải quyết. Ở trường hợp này thường ta không mất quá nhiều thời gian để tìm cách xử lý vấn đề như ví dụ đi kèm : Trong xây dựng thường phát sinh các nguyên vật liệu không lường trước. Tuy nhiên nhà thầu có kinh nghiệm đã lường trước và cho khối lượng phát sinh vào khoảng ngân sách 20 triệu. Khi dự án diễn ra, số lượng vật tư phát sinh chỉ khoảng 10 triệu, như vậy có nghĩa vấn đề đã được dự đoán và khống chế từ trước. Chứng tỏ nhà thầu này có kinh nghiệm giải quyết vấn đề tốt.

Ở trường hợp 2 thì lại khác, nó dẫn đến 1 chuỗi hành vi kéo theo cần phải xử lý, phát sinh vượt ra khỏi dự liệu ban đầu, thì đây thực sự là 1 vấn đề. Ví dụ : Cũng ở trường hợp trên, nhưng khối lượng vật tư lại vượt quá 50% dự toán ban đầu là 30 triệu, lúc này nhà thầu vừa phải xử lý vấn đề :

- Cân đo đong đếm lại

- Trình bày với chủ đầu tư/chủ nhà về lý do và thuyết phục họ chi thêm ngân sách

- Đảm bảo không phát sinh thêm vì nếu có sẽ dẫn dẫn đến uy tín bị hạ thấp

Khi này, hãy thử từng bước như sau, đầu tiên hãy XÁC ĐỊNH LẠI NGUỒN GỐC, CĂN NGUYÊN DẪN ĐẾN VẤN ĐỀ HIỆN TẠI, bằng phương pháp 5W1H ta có thể hỏi để tìm ra nguyên nhân như sau :

- WHAT : Mục tiêu ở đây là gì? Vấn đề cụ thể ở đây là gì?

- WHERE : Vấn đề đang nằm ở đâu? (VD : Giai đoạn nào của kế hoạch)

Bước số 2, sử dụng phương pháp SMART để kiểm tra tính chính danh của mục tiêu, vì nếu mục tiêu không đáp ứng được cả 5 yếu tố của Smart, khả năng cao vấn đề sẽ phát sinh rất nhiều, từ đó ta hiểu rằng mục tiêu sẽ có thay đổi và cần phải được điều chỉnh lại. Lúc này ta cần phải xác định thêm 1 chuỗi hành vi gồm : 

- Xác định lại mục tiêu

- Giải pháp giải quyết vấn đề (Ít nhất 3 giải pháp) : Đáp ứng được Smart

- Xây dựng/xác định lại nguồn lực : Nhân lực, vật lực, thời gian 

- Xây dựng hệ thống kiểm soát 

Cuối cùng, ta đưa toàn bộ dữ liệu của giai đoạn phía trên về giai đoạn DO của chu trình PDCA, trong quá trình DO tức là thực thi ta luôn phải theo dõi & kiểm soát để tránh vấn đề phát sinh lần nữa, khi công ty ở giai đoạn mới đã chạy để khắc phục vấn đề hoặc phát sinh từ trước đó. Ta ngồi lại với các bên liên quan để CHECK và ACTION, tức quy trình hoá mọi thứ tốt nhất vào thời điểm đó. Điều này giúp bạn và cả tập thể sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để xử lý vấn đề, vận hành về sau, tranh sai sót không cần thiết.

Suy cho cùng, một trong những yếu tố quan trọng nhất của giải quyết vấn đề là CHUẨN BỊ KỸ LƯỠNG TRƯỚC KHI BẮT ĐẦU BẤT CỨ THỨ GÌ, thế nên việc đi giải quyết vấn đề đã phát sinh cũng chỉ đơn thuần là khắc phục hậu quả. Thế nên mong bạn hãy luôn chậm rãi, dành 80% thời gian để lập kế hoạch, đừng vội bay ngay vào mà thực thi, nếu thế cam kết rằng kiểu gì bạn cũng mất nhiều thời gian gấp đôi để đi khắc phục, hãy luôn nhớ MA QUỶ THƯỜNG ẨN TRONG CÁC CHI TIẾT, trước khi chặt cây, dùng 80% thời gian chỉ cần mài chiếc rìu cho sắc mà thôi. Hy vọng bài viết này hữu ích, chúc bạn thành công.

Đọc thêm : MBWA - Phương pháp quản trị dạo vòng quanh cho lãnh đạo