Tối ưu hóa quy trình vận hành: Nâng cao hiệu suất doanh nghiệp vượt trội

Điều hành doanh nghiệp như thế nào để quy trình vận hành, tổ chức doanh nghiệp có thể tạo ra năng suất và mang lại giá trị cho doanh nghiệp luôn là vấn đề khó nhằn mà các chủ doanh nghiệp đều gặp phải. Thật ra, doanh nghiệp cũng giống như cơ thể của một con người, được cấu thành từ khung xương (phần cứng) hệ thống quy trình doanh nghiệp và phần mềm là văn hóa tư duy của một doanh nghiệp nội tại. Nói đến quy trình, nghe thì có vẻ đơn giản, doanh nghiệp nào mà chẳng biết cách xây dựng tối ưu quy trình liên tục hệ thống đúng không. Tuy nhiên, khi đội ngũ Brandsketer tiếp xúc qua nhiều công ty và đặc biệt là các công ty hoạt động lâu năm, Brandsketer nhận thấy rằng đa phần các doanh nghiệp SME tại Việt Nam khi thực hiện tối ưu quy trình làm việc cho doanh nghiệp của mình đều gặp phải các vấn đề như sau :

- Tối ưu quy trình được thực hiện khá rời rạc, không có sự liên kết giữa các phòng ban, thì việc tối ưu này chỉ dừng lại ở việc giải quyết vấn đề hiện có của từng quy trình theo từng phòng ban riêng lẻ. Vì thông thường, khi thực hiện tối ưu quy trình doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn về con người, có nhiều phòng ban nên rất khó để có tiếng nói chung. Đặc biệt là các công ty lớn và lâu năm, khi họ đã lớn mạnh, đông nhân sự, văn hóa và quy trình đã hình thành và ăn sâu vào mỗi nhân viên thì càng khó thay đổi và huy động mọi người cùng nhau thực hiện. Vì lý do này, mà các quy trình này sau khi tối ưu và đưa vào vận hành lại trở nên rời rạc, các thông tin, thực thi công việc giữa các phòng ban có trong quy trình lại không thể vận hành một cách xuyên suốt và đồng bộ với nhau.

- Việc đánh giá hiệu quả quy trình vẫn còn theo cảm tính, vì không được theo dõi xuyên suốt, chưa có chỉ số, định lượng hay bộ tiêu chí rõ ràng để có thể đánh giá chất lượng và độ hiệu quả của quy trình khi đưa vào vận hành.

Mà quy trình là cốt lõi tạo nên văn hóa của doanh nghiệp, là bộ xương để nâng đỡ để doanh nghiệp tồn tại và tăng trưởng. Từ lúc tiếp cận khách hàng cho đến khi sản phẩm/ dịch vụ đến tay khách hàng, thu tiền, chăm sóc để khách hàng quay trở lại. Quy trình tổng thể sẽ cho ra những việc làm đúng cách giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm được thời gian và tài nguyên, đồng thời giúp cho các công việc được thực hiện hiệu quả hơn. Quy trình làm việc rõ ràng, chuẩn hóa còn giúp cho việc đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng hơn. Tối ưu hóa quy trình làm việc đồng nghĩa với việc giảm thiểu những sai sót không đáng có, tăng tính hiệu quả và giảm chi phí. Ngoài ra, tối ưu hóa quy trình làm việc giúp cải thiện khả năng tương tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, tăng cường sự linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh.

1. Cách tiếp cận để tối ưu quy trình tổng thể

Thông thường công việc mà các Sếp giao cho các bộ phận đó chính là lên kế hoạch tăng trưởng nhanh từ 6 tháng đến 1 năm tới. Trong kế hoạch kinh doanh này, ta nên dùng 20% thời gian để xây dựng và tối ưu các quy trình hiện tại. Để có thể xây dựng hệ thống quy trình này bắt buộc các nhà quản lý phải xem lại cấu trúc tổ chức các phòng ban, đội ngũ nhân sự hiện tại như thế nào. Có 2 hạng mục cần được kiểm tra:

- Cấu trúc hiện tại đã rõ ràng trách nhiệm, vai trò tương ứng với quy trình vận hành kinh doanh của công ty hay chưa? Ví dụ : Một công ty kinh doanh trang sức, có khoảng 20 cửa hàng khi tiến hành tối ưu quy trình, cần phải kiểm tra lại từ ĐẦU VÀO cho tới ĐẦU RA của toàn bộ hoạt động kinh doanh : từ quá trình nhập trang sức vào - quá trình quảng cáo - bán hàng - giao hàng - chăm sóc khách hàng và kể cả bộ phận quản trị nội bộ back office có mảng việc nào đang bị dẫm chân lên nhau hay không, có vị trí hay phòng ban nào chưa rõ nhiệm vụ và mục tiêu của mình, chỉ số KPI đánh giá như thế nào. Nếu có các vấn đề trên, doanh nghiệp cần tái cấu trúc lại nhân sự, tái cấu trúc phòng ban với các vai trò, nhiệm vụ được định lượng rõ ràng.

- Cần xem xét lại toàn bộ quy trình tổng thể từ trên xuống, để đảm bảo tối ưu hóa nguồn lực nhân sự. Điều này có liên quan đến chiến lược tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp, đặc biệt khi chúng ta định mở rộng quy mô thị phần. Có một số chiến lược như mở rộng ra một thị trường mới hoặc tập trung vào hoạt động offline thay vì online. Trong trường hợp chuyển đổi từ hoạt động offline sang online, việc xem xét lại số lượng và kinh nghiệm của nhân sự trở nên quan trọng, chẳng hạn như đội ngũ bán hàng cần có kiến thức về quảng cáo trực tuyến để bán sản phẩm trên các nền tảng như Shopee, Tiki,...

Để làm việc này, cần xem xét việc tách riêng các bộ phận đảm nhận nhiều nhiệm vụ để tạo cấu trúc nhân sự phù hợp. Sau khi đảm bảo rằng cấu trúc nhân sự tổng thể đã được kiểm tra, ta cần nắm vững tình hình hiện tại của các quy trình và xác định ưu tiên. Có thể phân chia các quy trình thành các nhóm để dễ dàng xác định vị trí bắt đầu.

Đầu tiên, ta cần tiến hành khảo sát để đo lường mức độ hài lòng và các vấn đề của hai đối tượng chính này. Ví dụ, đối với khách hàng, quy trình bán hàng, giao hàng và dịch vụ sau bán hàng cần được đánh giá.

Tiếp theo, ta nên tập trung vào tối ưu hóa các quy trình liên quan đến trải nghiệm khách hàng và tăng doanh thu. Quy trình như bán hàng, giao hàng và thanh toán có thể cần sự điều chỉnh để đảm bảo hiệu suất tốt hơn. Quá trình này cũng có thể giúp thu thập sự ủng hộ từ các bộ phận trong doanh nghiệp.

Cuối cùng, trước khi tiến vào từng chi tiết của mỗi quy trình để tìm ra vấn đề và cách sửa chữa, chúng ta cần đặt ra các tiêu chí tối ưu cụ thể cho từng quy trình. Những tiêu chí này có thể bao gồm số lượng, chất lượng và tiến độ. Cần xác định rõ nguồn lực nhân sự, tài chính và thời gian có sẵn để đảm bảo quy trình được tối ưu hóa một cách hợp lý, có thể là tối ưu vừa phải hoặc triệt để tự động hóa.

Quan trọng nhất, trong quá trình cải tiến quy trình, ta cần tuân theo nguyên tắc 80/20, tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất hoặc những thay đổi mang lại tác động lớn nhất. Điều này giúp tránh rủi ro và giảm thiểu sự tác động tiêu cực lên đội ngũ nhân sự và doanh thu.

2. 5 Bí quyết giúp tối ưu quy trình hiệu quả

Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về 5 bí quyết nhỏ giúp chúng ta nhận biết vấn đề trong quy trình và cách tối ưu hóa chúng. Những chi tiết nhỏ này thực sự quan trọng trong việc xây dựng văn hóa tổ chức, giúp chúng ta nhận ra nhanh chóng các vấn đề và cách cải thiện.

Bí quyết 1: Dựng bảng và sơ đồ tổng hợp
Khi tiếp cận một quy trình phức tạp với nhiều mối liên kết giữa các phòng ban, cách đơn giản và hiệu quả là tạo một bảng tổng hợp. Trong bảng này, chúng ta liệt kê các bước quy trình, trách nhiệm, thời gian dự kiến,... tương ứng.

Bí quyết 2: Xác định Điểm Yếu
Hãy đánh giá tỉ mỉ từng ô trong bảng tổng hợp. Xem xét những gì mỗi bộ phận đang làm và hỏi cách họ đánh giá quy trình hiện tại. Ví dụ, trong bộ phận marketing, liệu họ đang tạo ra khách hàng tiềm năng đúng hẹn và theo đúng hướng không?

Bí quyết 3: Giảm Phụ thuộc vào Con Người
Giảm phụ thuộc vào con người là một bước quan trọng để tối ưu quy trình. Thay vì dựa vào công việc thủ công, hãy tìm cách sử dụng công cụ tối ưu hoặc hệ thống để thay thế. Ví dụ, thay vì nhập liệu thủ công, hãy sử dụng các công cụ tự động để nhập thông tin từ các hệ thống khác vào.

Bí quyết 4: Nhóm Trường hợp Xử lý
Nếu quy trình có quá nhiều bước hoặc quá nhiều trường hợp xử lý, hãy xem xét việc nhóm các trường hợp tương tự lại thành một khung xử lý chung. Điều này giúp giảm phức tạp và tối ưu hóa quy trình. Ví dụ, thay vì xử lý từng khách hàng một cách riêng lẻ, hãy nhóm các loại khách hàng tương tự lại và xử lý chung.

Bí quyết 5: Liên tục Giám sát và Tối ưu
Cuối cùng, hãy luôn luôn giám sát hiệu suất của các quy trình bằng cách theo dõi các số liệu và chỉ số. Điều này giúp bạn biết khi nào cần điều chỉnh và tối ưu lại quy trình. Hãy nhớ rằng không có quy trình nào hoàn hảo, và việc liên tục cải tiến là cần thiết để duy trì hiệu suất tối đa.

3. Tạm kết 

Trong thế giới kinh doanh ngày nay, sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt đặt ra một thách thức không nhỏ cho các doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển, việc nâng cao hiệu suất vận hành không chỉ là một sự lựa chọn, mà là một yêu cầu cấp thiết. Quy trình vận hành tốt và tối ưu quy trình liên tục không chỉ giúp tăng cường năng suất lao động mà còn mang lại một loạt các lợi ích vượt trội khác, từ việc tiết kiệm thời gian, nguồn lực cho đến việc tối ưu hóa chất lượng sản phẩm và dịch vụ.

Một quy trình tổng thể sẽ vận hành tối ưu tốt nhất luôn đòi hỏi sự kết hợp hài hòa giữa con người, quy trình và công nghệ. Bằng cách xem xét kỹ càng từng bước trong quy trình và tìm kiếm những cách để cải tiến hoặc loại bỏ những bước không cần thiết, doanh nghiệp có thể giảm thiểu sự lãng phí và tăng cường hiệu suất. Đồng thời, việc đào tạo và phát triển nhân viên để thích nghi với những thay đổi mới cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình mới sẽ hoạt động một cách hiệu quả.

Tối ưu hóa quy trình vận hành không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu suất mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả hơn và phù hợp hơn cho nhân viên. Việc giảm bớt các tác vụ đơn điệu và tốn thời gian giúp họ có thêm thời gian để tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn, đóng góp thực sự vào sự phát triển của công ty. Là yếu tố quan trọng để đạt được sự vượt trội trong môi trường cạnh tranh khốc liệt ngày nay. Đây là một hành trình đòi hỏi sự cam kết và kiên nhẫn, nhưng sẽ đem lại những kết quả đáng kinh ngạc và bền vững cho sự phát triển của doanh nghiệp.

Đọc thêm : Six Sigma của Marketing và câu chuyện điều hành doanh nghiệp